Iedere maand of per kwartaal blikken we door middel van een update terug op de ontwikkelingen die FM Module heeft ondergaan. Leest u mee?
Wat is er nieuw in versie 2512-111?
In de afgelopen periode hebben wij diverse uitbreidingen gerealiseerd en enkele verbeteringen doorgevoerd. Daarnaast is een nieuwe mailserver in gebruik genomen. Hiermee kunnen losse bijlagen die in één e-mail worden aangeleverd automatisch aan elkaar worden gekoppeld. Hieronder lichten wij de belangrijkste wijzigingen toe.
Automatisch koppelen van bijlagen in de mail
Wanneer u voorheen een e-mail met meerdere PDF-bijlagen instuurde, werden deze afzonderlijk in FM Module verwerkt. Het was mogelijk om deze handmatig aan elkaar te koppelen.
Dit proces is nu geautomatiseerd: alle bijlagen uit één e-mail worden automatisch samengevoegd tot één document, waarbij de eerste bijlage als eerste pagina wordt gebruikt. Dit bespaart tijd en voorkomt handmatige handelingen.
Standaard staat het automatisch koppelen van bijlagen uit. Wilt u van deze functionaliteit gebruikmaken, dan kunnen wij deze op verzoek voor u activeren.
Boekingsregels overnemen van de laatst verwerkte factuur per leverancier
Een belangrijke nieuwe functionaliteit is het automatisch klaarzetten van boekingsregels op basis van de laatst verwerkte factuur van een leverancier.
Wanneer u een factuur naar de FM Module-mailbox stuurt, worden de boekingsregels standaard opgebouwd op basis van de ingestelde triggers en templates (zoals grootboekrekeningen). U kunt nu bij een factuur expliciet aangeven dat deze boekingsregels ook gebruikt mogen worden voor toekomstige facturen van dezelfde leverancier.
Hierdoor worden bij volgende facturen van deze leverancier automatisch dezelfde boekingsregels voorgesteld. Dit is met name efficiënt wanneer u altijd dezelfde (of veel) boekingsregels gebruikt en vermindert het handmatige invoerwerk aanzienlijk.
Hoe werkt dit? U kunt bij een factuur van een leverancier een vinkje zetten onderaan de boekingsregels, waarmee u aangeeft dat als u een andere factuur mailt van dezelfde leverancier, FM Module de boekingsregels moet klaarzetten volgens de laatst verwerkte factuur van deze leverancier. Dat is handig als u altijd dezelfde hoeveelheid grootboekregels hebt voor deze leverancier. En het is helemaal handig als u voor facturen van deze leverancier altijd heel veel boekingsregels gebruikt. Op deze manier kunt u veel werk besparen en hoeft u ze niet telkens zelf toe te voegen.
Uitsluitend accordeurs kunnen toevoegen die toegang tot de administratie hebben
Het overzicht met accordeurs is verbeterd. U ziet voortaan uitsluitend gebruikers die daadwerkelijk toegang hebben tot de betreffende administratie. Dit voorkomt verwarring en vereenvoudigt het selecteren van de juiste accordeur.
WerkExpert: Validatie op het in te stellen project of materieel in de boekingsregels
Binnen de WerkExpert-koppeling kan een project of materieel worden vastgelegd op een boekingsregel. Dit is uitsluitend toegestaan op kostenregels en niet op btw- of crediteurenregels.
Er is nu een validatie toegevoegd die een melding geeft wanneer een project of materieel op een onjuiste boekingsregel wordt ingesteld.
Hoogte van het boekingsregelgedeelte instelbaar
Het was al mogelijk om het opmerkingenveld in hoogte aan te passen. Deze mogelijkheid is nu ook beschikbaar voor het gedeelte met boekingsregels.
U kunt het scherm hiermee beter afstemmen op uw werkwijze. FM Module onthoudt uw instellingen voor toekomstig gebruik.
Sneltart: melding als u een factuur in een ander boekjaar wilt boeken
Wanneer u een factuur wilt boeken in een ander boekjaar dan het huidige, ontvangt u voortaan een melding. Hiermee kunt u expliciet bevestigen dat dit de bedoeling is en voorkomt u dat facturen per ongeluk in het verkeerde boekjaar worden verwerkt.
SnelStart: uitgebreide omschrijving van kostenplaatsen
In de SnelStart-koppeling kan nu naast het kostenplaatsnummer ook de bijbehorende omschrijving worden getoond. Hierdoor ziet u direct een combinatie van nummer en omschrijving, wat de herkenbaarheid vergroot.
Wilt u deze functionaliteit activeren, dan kunt u dit bij ons aangeven.
PNG-bestanden nu ondersteund
Het insturen van bonnetjes en facturen in PNG-formaat is nu mogelijk. U kunt voortaan documenten aanleveren in de volgende formaten: PDF, JPG en PNG.
Om te voorkomen dat kleine afbeeldingen, zoals bedrijfslogo’s uit e-mailhandtekeningen, onterecht in FM Module worden verwerkt, geldt voor JPG- en PNG-bestanden een minimale hoogte van 450 pixels.
PrimaNext: slechts één gebruiker tegelijk facturen laten verwerken
Voor de PrimaNext-koppeling is het nu mogelijk om af te dwingen dat slechts één gebruiker tegelijkertijd facturen verwerkt. Dit voorkomt fouten die kunnen ontstaan wanneer meerdere gebruikers gelijktijdig facturen verwerken.
Ook deze functionaliteit kan op verzoek voor u worden ingeschakeld.
Wist u dat?
Wij zijn momenteel bezig met het migreren van mailboxen naar een robuustere en toekomstbestendige mailserver. De nieuwe mailserver stuurt automatisch een terugkoppeling wanneer ingestuurde bijlagen niet kunnen worden verwerkt.
Meer weten of overstappen naar de laatste versie van FM Module? Neem contact met ons op via support@fmmodule.nl. We helpen u graag verder.
Mocht u een update gemist hebben, dan kunt u deze alsnog nalezen op onze website: https://www.fmmodule.nl/nieuws/. In elke update kondigen we nieuwe dingen aan, verbeteringen of bepaalde weetjes voor het werken met FM Module.
Volg ons ook op https://www.linkedin.com/company/fm-module/ om op de hoogte te blijven.
Bedankt voor uw voortdurende ondersteuning en feedback.
