Je ziet ze nog regelmatig staat. Van kleine tot grote archiefkasten naast een kantoorplek, stampvol met onder andere inkoopfacturen. Het lijkt in eerste instantie geen probleem, maar klopt dat wel?

Het digitaliseren van archieven speelt bij steeds meer organisaties. Vanzelfsprekend, het maakt het makkelijker op afstand inkoopfacturen te benaderen en praktisch gezien scheelt het ook ruimte. Digitaliseren, daar staan we achter, maar wat komt daar bij kijken? En waarom is inkoopfacturen digitaliseren bij jouw organisatie nog lastig?

Maak vanaf vandaag nog gebruik van FM Module. Inkoopfacturen digitaliseren zorgt voor meer overzicht en controle op de geldstroom. Met FM Module wordt veel werk uit handen genomen en wij zorgen dat het voor jou werkt.

Ruben van Ommen werkt als boekhouder bij Stoter en gebruikt FM Module.

“De wens bestond om de verwerking van de inkoopfacturen te gaan digitaliseren. Een extra plus hierin is de snellere verwerking van de inkoopfacturen en snel een oude inkoopfactuur kunnen bekijken. Er blijven geen facturen op bureaus liggen en iedereen kan de inkoopfacturen (digitaal) raadplegen wanneer hij zelf wil.”

Digitaliseren, meer dan digitaal opslaan

Omdat alleen het opslaan nog geen digitaliseren is, zorgt FM Module met haar OCR software voor het uitlezen van facturen. Het factuurproces is één van de meest bewerkelijke documentstromen binnen een bedrijf of organisatie. Tenminste, als er geen digitalisering wordt toegepast. Goede OCR software herkent het factuurnummer, de factuurdatum, de afkomst van de factuur, additionele tekst en kan zelfs een boekingsvoorstel doen met de juiste bedragen.

Door eenmalig herkenningspunten aan te geven aan de inkoopfacturen, gaat het herkennen en verwerken van facturen geheel zelfwerkend. Door deze herkenningspunten te koppelen aan een leverancier, grootboekrekening of kostenplaats gaat het verwerken van uw facturen routinematig.

Zoek en gij zult vinden

Naast dat het verwerken van inkoopfacturen makkelijker gaat, moet de grootste winst dan nog komen. Door inkoopfacturen te digitaliseren gaat het terugzoeken van facturen eenvoudiger. Je hoeft niet meer in archiefkasten te duiken, maar je kan alles digitaal terug vinden in FM Module door te zoeken op inhoud. Dat scheelt zo een paar minuten per factuur. Wel zo handig!

Hoe ga jij inkoopfacturen digitaliseren?