Je ziet ze nog regelmatig staat. Van kleine tot grote archiefkasten naast een kantoorplek, stampvol met onder andere inkoopfacturen. Het lijkt in eerste instantie geen probleem, maar klopt dat wel?
Het digitaliseren van archieven speelt bij steeds meer organisaties. Logisch, op afstand inkoopfacturen te benaderen wordt makkelijker en het scheelt veel ruimte. Dan komt de vraag: digitaliseren, daar staan we achter, maar wat hebben we daarvoor precies nodig? En wat maakt inkoopfacturen digitaliseren bij jouw organisatie moeilijk of lastig?
Gebruik maken van en starten met FM Module kun je direct. Het zorgt voor meer overzicht in de inkoopfacturen en geeft controle over de geldstroom. Met FM Module wordt veel werk uit handen genomen en wij zorgen dat het voor jou werkt.
John van Es is werkzaam bij Schiphol Airport Retail en werkt met FM Module.
“We zochten een programma, dat voor ons een overzicht van de inkoopfacturen in Excel kon uitdraaien. Dit wordt zeer weinig aangeboden, maar gelukkig voor ons kan FM Module dat wel en kunnen we daardoor makkelijk werken.”
Digitale factuurverwerking is meer dan digitaal opslaan
Omdat alleen het opslaan nog geen digitaliseren is, zorgt FM Module met haar OCR software voor het uitlezen van facturen. Het factuurproces is één van de meest bewerkelijke documentstromen binnen een bedrijf of organisatie. Tenminste, als er geen digitalisering wordt toegepast. Goede OCR software herkent het factuurnummer, de factuurdatum, de afkomst van de factuur, additionele tekst en kan zelfs een boekingsvoorstel doen met de juiste bedragen.
Door eenmalig herkenningspunten aan te geven aan de inkoopfacturen, gaat het herkennen en verwerken van facturen geheel zelfwerkend. Door deze herkenningspunten te koppelen aan een leverancier, grootboekrekening of kostenplaats gaat het verwerken van uw facturen routinematig.
Zoek en gij zult vinden
Naast dat het verwerken van inkoopfacturen makkelijker gaat, moet de grootste winst dan nog komen. Door inkoopfacturen te digitaliseren gaat het terugzoeken van facturen eenvoudiger. Je hoeft niet meer in archiefkasten te duiken, maar je kan alles digitaal terug vinden in FM Module door te zoeken op inhoud. Dat scheelt zo een paar minuten per factuur. Wel zo handig!
