Bewaarplicht

Ondernemingen hebben een bepaalde bewaarplicht voortvloeiende uit onder meer het algemene burgerlijk wetboek bw en de algemene wet inzake rijksbelasting awr . de bewaarplicht in het bw  art. 2 10 bw schrijft voor het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekendu82e deze plicht geldt niet alleen voor de nv en de bv maar ook voor bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen. lid 3 van art. 2 10 bw bepaalt vervolgens het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewarenu82e art. 3 15i bw legt een vergelijkbare plicht op aan een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent. de wet bepaalt dat deze bescheiden niet noodzakelijkerwijs fysiek bewaard dienen te blijven de op een gegevensdrager aangebrachte gegevens uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaaktu82e kortom een onderneming is verplicht gedurende zeven jaar na het aanmaken alle documenten relevant voor de bepaling van de vermogenstoestand van de onderneming te bewaren. niet verplicht is om een fysieke versie van deze bescheiden te bewaren behalve indien het gaat om de balans en staat van baten en lasten. wel geldt als voorwaarde dat de digitale bestanden een juiste en volledige weergave van de gegevens zijn en dat deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn. de bewaarplicht in de awr art. 52 algemene wet inzake rijksbelastingen awr schrijft voor dat bepaalde onderdelen van de administratie zeven jaren en in sommige gevallen tien jaren namelijk bepaalde gegevens met betrekking tot onroerend goed bewaard dienen te worden. meer informatie omtrent deze bewaarplicht is te vinden op de website van de belastingdienst. de belastingdienst hanteert als hoofdregel dat gegevens in de originele vorm bewaard dienen te worden. niettemin is het omzetten van de originele fysieke versie naar een digitaal bestand toegestaan maar slechts onder de volgende voorwaarden u8e28093 alle met elkaar verband houdende gegevens moeten volledig en inhoudelijk juist overgezet worden lees het moet gaan om een exacte en volledige kopie . indien een document bijvoorbeeld een factuur met een digitale handtekening is ondertekend moet ook deze digitale handtekening en alle gegevens noodzakelijk om de authenticiteit hiervan vast te stellen bewaard worden. u8e28093 de gegevensdrager met de digitale kopie moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn. u8e28093 de geconverteerde gegevens dienen binnen redelijke tijd te kunnen worden gereproduceerd en leesbaar worden gemaakt. u8e28093 controle van de geconverteerde gegevens dient binnen redelijke tijd te kunnen worden uitgevoerd. u8e28093 uitkomsten van een interne controle dienen bewaard te worden. de belastingdienst schrijft hier verder over het is vooral belangrijk dat u aandacht besteedt aan echtheidskenmerken de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud . bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document. in dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens bijvoorbeeld de scan de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen. u8e280a6 als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet hoeft u na een conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht niet te bewaren. alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewarenu82e voor een gedetailleerde uiteenzetting omtrent dit onderwerp verwijs ik naar een publicatie van de belastingdienst.  digitaliseren mag mitsu8e280a6  samenvattend kan gesteld worden dat zowel op grond van de algemene regels uit het bw als op grond van de belastingwetgeving fysieke bestanden omgezet mogen worden naar digitale bestanden waarbij de fysieke bestanden vervolgens vernietigd mogen worden. wel geldt dat aan de voornoemde voorwaarden voldaan dient te worden en geldt tevens dat de balans en de resultatenrekening wel op papier bewaard dienen te blijven. het feit dat de overheid geen bezwaar heeft tegen digitale bestanden betekent niet dat een rechter in een civiele procedure ook deze mening is toegedaan. in beginsel geldt in een civiele procedure vrije bewijskracht de rechter bepaalt in hoeverre hij waarde toekent aan een bewijsstuk. de ervaring leert dat een rechter in bepaalde gevallen eerder geneigd is de authenticiteit van een papieren stuk aan te nemen dan van een eenvoudig vervalsbaar digitaal document. vooral als het gaat om essentiu8c3able overeenkomsten is het derhalve raadzaam om de papieren versie voor de zekerheid te bewaren dan wel gebruik te maken van bepaalde veilige vormen van een elektronische handtekening. indien maximale zekerheid het doel is is het zelfs raadzaam de overeenkomsten tot in bepaalde gevallen 20 jaar na het verstrijken van de looptijd van de overeenkomst te bewaren. dit in verband met de verjaringstermijn van eventuele aansprakelijkheden voortvloeiende uit die overeenkomst. tenslotte waar het gaat om persoonsgegevens geldt een negatieve bewaarplicht. de wet bescherming persoonsgegevens wbp schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. indien persoonsgegevens derhalve niet langer noodzakelijk zijn dienen deze verwijderd dan wel geanonimiseerd te worden.