Specificatiedocument

Hoofddoel

FM Module is geschikt voor bedrijven die hun inkoopfactuurstroom willen automatiseren, de inkoopfacturen digitaal willen archiveren en/of die het accorderingsproces beter onder controle willen krijgen

FM Module is ook geschikt voor accountantskantoren die hun klanten de facturen laten scannen en dat met een centraal verwerkingsscherm naar de juiste boekhoudingen doorsturen. Hier is zowel een fysieke afstand te overbruggen als een tijd. De klant kan elke dag facturen aanleveren en behoudt het bezit van de factuur in zijn lokale archief.  Kantoor en klant kunnen in dezelfde administratie kijken.

Welke documenten kunnen verwerkt worden?

Facturen en de bijlages achter facturen kunnen verwerkt worden met FM Module. Indien ook bijlages verwerkt moeten worden, die een andere koers lopen door het bedrijf, dan kan dat met de bijlage module. Deze module is een uitbreiding binnen het FM Module pakket.

Ook kassabonnen en geschreven bonnen zijn te herkennen.

Er is een automatische match tussen pakbonnen en facturen mogelijk met de bijlage module.

Boeken

De facturen kunnen automatisch geboekt worden op een standaard aangegeven grootboekrekening. Er kunnen net zoveel mutatieregels gemaakt worden als de u wilt/nodig hebt.

Bij de boekingsregels kan ook gebruik gemaakt worden van kostenplaatsen en projecten.

Per boekingsregel kan er per mutatieregel een aangepaste omschrijving gemaakt worden. 

Accordering 

Elke gebruiker van FM Module die rechten heeft in de administratie en voor een factuur, moet akkoord geven op een factuur. Een gebruiker kan voor iemand anders een akkoord geven als deze gebruiker daarvoor het recht heeft. In FM Module is zichtbaar wie welk akkoord gegeven heeft.

Er kunnen per factuur accordeurs worden toegevoegd of verwijderd. Een verwijderde accordeur ziet de factuur waarop dat gebeurde ook niet meer terug in het archief, tenzij de persoon een hoger algemeen recht heeft dan kan de factuur altijd teruggezien worden. 

Rechten 

Het systeem heeft een vrije rechtenindeling in niveaus tussen 1 en 97. Niveaus kunnen naar eigen inzicht opgezet worden en hangen samen met de rechte van de gebruiker. Een factuur met een hoger rechtenniveau dan de gebruiker heeft, is niet zichtbaar in de orderregels en ook niet in het archief.

• Niveau 97 is voor de boekhouder. Deze ziet alle facturen
• Niveau 98 is voor hoofd administratie.  Deze kan accorderen voor iemand anders.
• Niveau 99 is voor de systeembeheerder. 

Archief 

In het archief kan elk document teruggevonden worden op basis van inhoud. Elk woord op de factuur wordt tekstueel herkenbaar gemaakt. Het archief laat alleen stukken zien waarvan het leesrecht lager ligt dan de gebruiker heeft. Indien een medewerker een wijziging in het rechtenniveau krijgt, is dat in het archief zichtbaar vanaf de datum van wijziging, dus niet op oudere stukken.

Extra 

Er kunnen per licentie functionaliteitsvelden toegevoegd worden met betrekking tot de koppeling van het boekhoudpakket

Technische specificaties

• Factuur papierformaten:  indien een factuur wordt aangeboden anders dan in een A4 formaat zal FM Module het terugbrengen naar een A4 formaat. 
• Internetverbinding: FM Module heeft een permanente internetverbinding nodig. 
• Tekstherkenning:  de OCR engine van FM Module staat in een hostingcenter van Microsoft in Nederland. De OCR engine maakt geen deel uit van de licentie van FM Module maar maakt wel deel uit van het proces.
• De tekstherkenningsmodule houd geen data vast van gebruikers.
• Facturen worden herkend en alle data is zichtbaar in FM Module.
• De verbinding tussen klant en OCR engine is een beveiligde verbinding. 
• Templates: de technische herkenningsdocumenten worden triggers genoemd en moeten binnen 8 kantooruren worden gemaakt indien zij ontbreken.  hoeveelheid documenten 
• Hoeveelheid documenten: per gebruikerslicentie geeft FM Module onbeperkte documentvolumes. Er zijn geen beperkingen. De documenten worden in een database geplaatst, er wordt gewerkt met een SQL database. 
• Harddiskruimte  sterk afhankelijk van de hoeveelheid facturen maar minimaal 500gb  intern geheugen  minimaal 4 gb intern geheugen.  schermen 
• Schermen: FM Module werkt op alle beeldscherm formaten; grote schermen hebben de voorkeur voor een verhoogde leesbaarheid. FM Module werkt met meerdere monitoren. de factuurafbeeldingen kunnen op een ander scherm getoond worden dan op het centrale verwerkingsscherm. 
• Besturingssytemen  FM Module werkt op het Windows besturingssysteem met minimaal .NET Framework 4.7.
• FM Module draait zowel in domeinomgevingen als op terminalservers met thin-client devices. Er hoeven zelden aanpassing gedaan te worden in het netwerk voor FM Module  boekingsgang